ТИПОВІ ПОМИЛКИ, ЩО ПРИЗВОДЯТЬ ДО ПЕРЕВІРОК І ШТРАФІВ

Типові кадрові помилки є однією з головних причин трудових спорів, судових позовів, перевірок та штрафів. Незалежно від розміру підприємства чи організаційної форми, саме кадрова документація часто стає джерелом проблем. У цій лекції ми розглянемо найбільш поширені помилки, що виникають у роботі кадрових служб, та надамо чіткі поради, як їх уникнути.

1. Відсутність або неналежне оформлення трудового договору

Помилка: прийом працівника без укладання письмового трудового договору.

Наслідки:

• визнання відносин неформальними;
• адміністративна відповідальність (штрафи);
• неможливість захисту прав у разі конфлікту.

Рішення:

• Завжди укладати письмовий трудовий договір (особливо для дистанційної або неповної зайнятості);
• Зберігати копії підписаних договорів у особовій справі.

2. Відсутність посадових інструкцій або їх формальне існування

Помилка: інструкції не розроблені або не відповідають фактичним обов'язкам.

Наслідки:

• у суді працівник може довести, що не знав про вимоги або зміни умов праці;
• під час перевірки Держпраці — кваліфікується як порушення процедури;
• штраф до 125 190 грн (як за недотримання трудового законодавства);
• неможливість застосування дисциплінарного стягнення.

Рішення:

• Розробити чіткі посадові інструкції для кожної посади;
• Ознайомлювати працівників під підпис;
• Оновлювати інструкції за потреби.

3. Неправильне оформлення наказів (прийом, переведення, звільнення)

Помилка: наказ виданий, але працівник не ознайомлений під підпис.

Наслідки: ·       у суді працівник може довести, що не знав про вимоги або зміни умов праці;

Рішення:

• Всі кадрові накази — тільки письмово;
• Ознайомлення під підпис у день видання або не пізніше наступного робочого дня;
• Зберігати копії у особовій справі.

4. Відсутність табелю обліку робочого часу або його ведення "для перевірки"

Помилка: табель ведеться формально, не відображає реального часу.

Наслідки:

• Порушення трудового законодавства;
• Ризики при перевірках Держпраці.

Рішення:

• Призначити відповідального за ведення табеля;
• Фіксувати відпустки, лікарняні, відрядження тощо.

5. Відсутність графіку відпусток або його недотримання

Помилка: графік не затверджено або не дотримується.

Наслідки:

• Штрафи за порушення трудових прав;
• Неможливість довести відмову у відпустці.

Рішення:

• Щорічно затверджувати графік до 5 січня;
• Ознайомлювати працівників;
• Дотримуватись погоджених термінів.

6. Неправильне звільнення працівника

Помилка: відсутність належної підстави або порушення процедури звільнення.

Рішення:

• Підстави для звільнення повинні бути чітко документовані;
• Дотримання строків попередження, компенсацій та видачі документів.

7. Робота без кадрових журналів або особових справ

Помилка: відсутність документації щодо руху кадрів.

Рішення:

• Вести особові справи на кожного працівника;
• Журнали реєстрації наказів, прийняття та звільнення.

8. Співпраця з ФОП без належного договору

Помилка: "усна домовленість" або цивільно-правовий договір, що маскує трудові відносини.

Рішення:

• Використовувати чіткі договори про надання послуг;
• Не регламентувати режим роботи, підпорядкованість і внутрішні правила.

Висновок

Професійне ведення кадрової документації — це не лише про "папери", а про безпеку бізнесу. Правильне оформлення працівників, збереження доказової бази і дотримання вимог законодавства — запорука стабільності та довіри.

Штрафи за порушення (2025):

• Неоформлений працівник — 223 600 грн
• Недопуск до перевірки — 67 800 грн
• Зарплата в конверті — до 223 600 грн

✅Як уникнути:

• оформлювати всі документи відразу;
• вести кадрові журнали, табелі та накази;
• працювати з бухгалтером або юридичним консультантом.

🔍 Формат оцінювання:

• 9–10 правильних відповідей — відмінно: у вас усе під контролем
• 7–8 правильних — добре, але варто уточнити деякі нюанси
• Менше 6 — тривожний дзвіночок, перегляньте кадрову документацію